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¿Cómo Ordenar mi Empresa Familiar (o PyMe)?

Introducción

¿Cómo Empiezo a Ordenar mi Empresa?

Si tienes una empresa familiar o una Pyme es probable que tengas dificultades en tu organización y estos estén centralizados o no tengas las personas idóneas para ordenar y hacer más rentable a tu emprendimiento que con tanto esfuerzo, tuyo y el de tu familia, se han pretendido hacer crecer. Además de esto, puede que tu empresa sea ya una empresa consolidada ante tus ojos pero esta tiene ciertos incumplimientos o tienes conflictos familiares o con los miembros del accionariado. El presente articulo te daremos los instrumentos necesarios para poner orden y evitar conflictos internos, así como poder dar el siguiente paso a un mayor nivel en tu idea de negocio.

Instrumentos de Gestión

1. Manual de Operaciones

El manual de operaciones es la principal norma del tejes y manejes de su emprendimiento. Le da una forma eficaz de dar a conocer las políticas y procedimientos, y brinda a sus colaboradores la autonomía que necesitan para desempeñarse en sus puestos dando los mejores resultados. Su contenido es el siguiente:
  • Biografía de la organización, visión, misión y organigramas
  • Productos y servicios
  • Políticas
  • Contratos de puestos
  • Planes de acción

2. Manual Anticrisis

Es un mapa que nos muestra por donde no debemos andar. Asimismo, es un plan estratégico de intercomunicación interna en el que se incluyen todos los pasos a seguir en caso de situaciones de crisis dentro de la empresa. Este debe de contener:
  • Definición de objetivos y metodología
  • Análisis de los tipos de crisis (evitables e inevitables)
  • Información de todas las áreas de la empresa y sus quehaceres
  • La constitución de un comité anticrisis
  • Arbol de comunicación
  • Mapa de riesgos
  • Base legal
  • Planes de comunicación

3. Manual Organizacional

El Manual de Organización y Funciones, conocido como (MOF) por sus siglas, es un instrumento formal que las entidades realizan para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todos los colaboradores. Se estructura así:
  • Organigrama
  • Descripción detallada de las funciones
  • Descripción de los perfiles por puesto
  • Indicadores de Evaluación

Instrumentos Organizacionales

1. Manual de Políticas Organizacionales

Con este instrumento se puede generar una cultura y filosofía de trabajo, se establecen criterios propios enfocados a los procesos de todas las áreas, incluyendo las relacionadas con el marketing y las políticas de venta, además de ser un documento idóneo para reforzar los valores éticos y morales que deben caracterizar a toda empresa responsable e innovadora.
a)  Políticas Organizacionales
Es la directriz que debe ser publicada, internalizada y cumplida por todos los miembros de la organización, en ella se observan las normas y responsabilidades de cada área de la organización.
b) Políticas Tecnológicas
Son las políticas a seguir por el área involucrada con los sistemas informáticos para el uso y adquisición de nuevas tecnologías.
c) Políticas Operacionales
Son las que definen los límites y parámetros para poner en acción los procesos y actividades en cumplimiento de cada función, planes, programas, proyectos y políticas de administración del riesgo previamente definidos por la empresa.
d) Políticas  Comerciales
Es el grupo de criterios y principios que guían a la empresa al momento de vender. Todas las empresas deberían disponer de una, pero a la hora de la verdad muchos negocios no la han definido de manera adecuada. Esto provoca: falta de organización, confusiones, pérdida de oportunidades comerciales y una disminución de la implicación del equipo.
e) Políticas Financieras
Conjunto de criterios, lineamientos y directrices que utiliza el gerente financiero para regular el sistema de endeudamiento, de inversiones, de rentabilidad y canalizar los recursos hacia las actividades productivas.
f) Políticas Administrativas
Son los lineamientos que dan la guía para la administración de la entidad y da los objetivos para la creación de los otros instrumentos de gestión.
g) Políticas Jurídicas
Son las políticas que tienen las empresas, en cuanto a la regulación del mercado en que se desempeña, dando lineamientos para la adecuacion a dicha regulación o al tratamiento que se tiene a los actos jurídicos que se contraen o  a los procesos legales que se tienen.
h) Políticas de Auditoría
Son las que definen las bases para un adecuado control y seguimiento de las operaciones técnicas, financieras y administrativas de la empresa, orientado a precautelar la correcta administración de los recursos, y el cumplimiento de normas, reglamentos y leyes aplicables, de acuerdo a la naturaleza legal y estatutaria de la compañía.

 El Protocolo Familiar

Es un compromiso acordado por los miembros de la Familia Empresaria, con el fin de poder obtener y asegurar a través de forma sostenible el éxito de la Familia Empresaria. Sirve para dejar en claro, anticipadamente, que lugar van a ocupar, dentro de los sistemas Familiares, Empresariales y de Propiedad, cada uno de los miembros de la Familia Empresaria y de las futuras generaciones.   Debemos acotar, que existen otros instrumentos muy básicos que debe de tener toda empresa como son: Un plan de marketing (digital y global) y un plan de negocios, así como un business canvas. Además de estos instrumentos y su elaboración, se deben de crear sistemas para su implementación y estas deben de ser adecuadas al ritmo de la entidad.   Si necesita mayor información, por favor contáctese con David Lao (dlao@laoyconsultores.com) o Francisco Lao (flao@laoyconsultores.com).
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